Algemene info en reservatie

Je kan in Stekene gemeentelijke zalen huren voor je privéfeesten, vergaderingen, tentoonstellingen of socioculturele activiteiten. In onderstaand overzicht vind je per gebouw infofiches, een plattegrond en een inventaris terug.

• OC Boudelo, Kasteelstraat 23, Klein-Sinaai
• OC Koningshei, Koewacht 19, Koewacht
• OC De Statie, Spoorwegwegel 1, Stekene
• OC d'Oude School, Molenstraat 4, Kemzeke
• OC Gildenhuis, Dorpsstraat 42, Stekene
• Amelberga, Polenlaan 46, Stekene

Het gemeentebestuur verhuurt de zalen aan Stekenaars en niet-Stekenaars, zowel aan particulieren, verenigingen als bedrijven. Haal de sleutel van de zaal op de laatste werkdag voor je activiteit af bij de dienst Cultuur tijdens de openingsuren. Breng de bevestigings-e-mail of -brief met de goedkeuring van je aanvraag mee.

Reservatie

Als je een zaal wil huren, kan je op voorhand online de beschikbaarheid controleren via deze link. Klik op ‘zaalverhuur’ onder het logo om te starten. Als je dat wil, kan je de zaal op voorhand bezichtigen. Daarvoor maak je vooraf een afspraak met de dienst Cultuur.

Gebruik onze online module voor de reservatie van een zaal. Verenigingen kunnen een aanvraag voor de huur van een zaal maximum één jaar en minimum 3 werkdagen op voorhand indienen. Particulieren en ondernemingen kunnen dit maximum negen maanden voor de activiteit. Een aanvraag minder dan 3 werkdagen op voorhand kan enkel bij de Cultuurdienst in het gemeentehuis. Je online aanvraag is slechts een optie. Je krijgt achteraf een definitieve bevestiging per e-mail.

Wil je als vereniging een zaal huren op regelmatige basis, gebruik dan het aanvraagformulier als bijlage.

Annulatie

Als je de aanvraag ten minste veertien dagen voor de verhuurdatum annuleert, betaal je geen annuleringsvergoeding. Annuleer je later of meld je de annulering niet, dan betaal je de volledige retributie. Meld een annulering steeds schriftelijk aan de dienst Cultuur. Dit kan per brief, af te geven bij de Cultuurdienst in het gemeentehuis, per post of via e-mail naar E cultuur@stekene.be (postdatum of datumstempel bij afgifte geldt als bewijs).

Tot 30 april 2022 kan je de zaal kosteloos annuleren tot één dag op voorhand (postdatum of datum e-mail geldt als bewijs) omwille van de preventieve maatregelen tegen COVID-19 die momenteel van toepassing zijn.

Reglement

Voor de verschillende zalen gelden specifieke gebruiksvoorwaarden, onder andere voor:

• de specifieke doelgroepen
• het maximum aantal toegelaten personen (in het kader van de brandveiligheid)
• de muziek
• de afname van de drank bij de brouwer

De specifieke gebruiksvoorwaarden zijn opgenomen in het retributiereglement voor gebruik van de culturele infrastructuur en in het reglement van inwendig bestuur voor het gebruik van de culturele infrastructuur.

Tarief

Het tarief dat je betaalt voor de huur van een zaal hangt af van de grootte van de zaal. Bovendien zijn er verschillende tarieven voor verschillende doelgroepen. 
Een overzichtje van de meest voorkomende tarieven:

Een overzicht van alle tarieven vind je in het retributiereglement. Je ontvangt na de activiteit(en) een factuur en betaalt dus achteraf.

Schoonmaak

De gebruiker zal de gehuurde lokalen schoonmaken. Dit omvat:

• het vegen en het natdweilen van de vloer van de gehuurde locatie(s) en sanitair.
• het reinigen van keuken, tafels en sanitair.
• het afwassen van de tassen, borden, ondertassen, glazen en koffiezet.
• het leegmaken van alle vuilnisbakken inclusief de afvalemmers in de sanitaire ruimten.
• het reinigen van de frietketels en het meenemen van de gebruikte olie.

Afval sorteer je zelf en neem je mee. Er zijn geen huisvuilzaken voorradig in de zalen, dus breng zelf huisvuilzakken mee.

Boete:

Als de lokalen na een activiteit uitzonderlijk vuil worden achtergelaten, zal er een boete worden aangerekend die bestaat uit een forfaitair bedrag van 275 euro voor de grote zalen en 110 euro voor de polyvalente zalen, aangevuld met de kostprijs van de werkelijke schoonmaak. De kostprijs van de werkelijke schoonmaak zal minimum 110 euro bedragen voor de grote zalen en minimum 55 euro voor de polyvalente zalen. De lokalen moeten schoongemaakt zijn de dag na verhuring vóór 7 uur ’s morgens.

In de grote zalen van OC Boudelo en OC Gildenhuis wordt een pakket ‘schoonmaak’ voorzien. Deze schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten en omvat enkel natdweilen en reinigen sanitair. De huurder staat nog altijd in voor het opruimen, reinigen van gebruikt materiaal, vegen en meenemen van zijn afval. Ook hier wordt gewerkt met een puntensysteem om een eventuele boete vast te stellen en op te leggen bij onvoldoende schoonmaak door de huurder.

Bij het afleveren van een muziekerkenning voor een publiek toegankelijke jeugdfuif is het bijboeken van deze schoonmaak verplicht. Bij het afleveren van muziekerkenningen voor andere activiteiten kan je als huurder kiezen of je het pakket schoonmaak neemt ofwel zelf schoonmaakt.
Kies je ervoor om zelf schoon te maken, zal er een controle gebeuren op de schoonmaak op de volgende dag als de zaal verhuurd is de dag nadien. Als de zaal niet verhuurd is de dag nadien, zal de controle gebeuren op de eerste werkdag om 9 uur.

De schoonmaak door gemeentediensten wordt uitgevoerd de dag na de verhuring tussen 8 uur en 11 uur ’s ochtends. Als de zaal verhuurd is de dag nadien, zal de huurder van de volgende dag maar toegang hebben tot de zaal vanaf 10 uur ’s ochtends. De zaal wordt dan ook door de Cultuurdienst als bezet aangeduid in het reservatiesysteem tijdens deze uren. Als het pakket schoonmaak pas wordt gereserveerd nadat er een verhuring werd bevestigd voor de dag nadien, wordt contact opgenomen met de huurder van de dag nadien alvorens de reservatie van de huur en schoonmaak al dan niet definitief te bevestigen. 

Het pakket schoonmaak moet onmiddellijk bij reservatie worden aangevraagd.

Als je als huurder de zaal vuil aantreft bij aankomst, verwittig je zo snel mogelijk dienst Cultuur via het noodnummer 03 790 03 78.

Er komt dan iemand van dienst Cultuur ter plaatse om de situatie te beoordelen, foto's te nemen en een dossier onvoldoende schoonmaak op te starten.